这篇介绍的是比较正式的商业信件business email，在联络别的公司或比较不熟的同事会用到，跟常合作的同事可可以用词就会比较不正式。在写英文信件的时候非常重要的是语气和文法，特别是跟native speaker 交流的时候要特别注意文法。大家来看看email 的实质内容吧!
01
Greeting 问候语
Business email的开头都需要一个greeting或是问候，最容易见到的使用方法是Dear接收信人的名字，以下是一些例子：
Dear John,
Dear Mr. John Smith,
Dear Mr. Smith,
加上称谓的使用方法比较正式，寄信给长辈或顾客比较常见的到，若是寄给同事或是别的企业的合伙人直接写名字就能了。
再来提供给大伙一个还蛮容易见到的使用方法，在你不确定收件人是哪个的时候非常不错用!公司收到这种信一般都会转寄给有关的职员。
To whom it may concern,
Dear Sir or Madam,
要记得这类greeting后面都需要加一个逗号然后空一行才能开始信的内容!
02
Purpose 目的
在进入信件内文之前大家一般会先告知收信人这封信件的重点或目的。
I am writing to inquire …
我写这封信想询问…
I am writing in reference to …
我写这封信是关于…
在回覆信件的时候，可以如此说：
Thank you for reaching out to us regarding …
感谢你主动联络大家…
这边的in reference to还有regarding都是是「有关」或「关于」的意思，它们的使用方法和about非常接近，差别是about比较不正式，是比较口语的使用方法。
口语：I'm talking about the meeting scheduled for next week.
正式：I am writing in reference to the meeting scheduled for next week.
正式：I am writing to you regarding the possibility of scheduling a meeting for next week.
大伙有没注意到in reference to的使用方法跟regarding有一点点不同?一般in reference to用于「说明已经跟他们提过的事」，regarding的使用方法比较广泛。
03
Content 内文
再来就是信件的内文了，先跟大伙提醒一些小窍门，写商业信件的时候内文要简单明了，相信大伙天天也收到不少email，不想读非常冗长的信吧!
记得也应该注意正式信件里大家不会把一个句子全部大写，不过可以用粗体让重点句子比较明显。
错误使用方法：PLEASE REVIEW THE ATTACHED documentS THOROUGHLY.
正确使用方法：Please review the attached documents thoroughly.
请仔细检视附件。跟附件有关的使用方法：
I have attached the previously mentioned documents for your review.
上述资料已于信末夹带档案内附上供你参考。
Please see the attached documents for a quotation of the requested services.
请参阅附加档案内之服务有关价格。
04
Closing 结尾
信件内文的最后一部分一般会感谢收信人或讲解下一步是什么。
If you have any further questions or concerns, please don't hesitate to contact me.
若你有任何问题或疑虑，请不吝与我联系。
Thank you for your time and consideration.
感谢你的宝贵时间。
I look forward to hearing from you.
我非常期待可以收到你的回覆。
05
结尾敬语与签名档
再来就是信件的结尾，会有sign off和signature block，sign off应该注意只有第一个字需要大写!下面提供一些最常看到的sign off：
Sincerely,
Yours sincerely,
Respectfully,
Best regards,
在北美其实比较少人会用Best regards，它并不可以算非常正式，所以大部分的人会用Sincerely，它是最正式和最安全的使用方法。
Sign off后面要接signature block，这个包含你的名字、职称、公司、联络资讯等。
Sincerely,
John Smith
Sales Representative, Flooring Company
+886-900-000-000
06
完整business email 范例
最后大家来看看完整的一个business email长什么样：
Dear Ms. Jones,
Thank you for reaching out to us regarding price quotations for hardwood flooring. Please see the attached document for a preliminary quotation. These quotes will vary greatly depending on your choice of board width, texture, color, finish etc. once our technicians assess the space you wish to install new flooring in, we will be able to provide you with a more accurate quote. I have also attached photos of several of the wood samples we currently have in stock.
If you have any further questions or concerns, please don't hesitate to contact me. Please let me know if you decide to move forward with the assessment, and I look forward to hearing from you.
Sincerely,
John Smith
Sales Representative, Flooring Company
+886-900-000-000
